Rechnungen schreiben und den Vorsteuerabzug sichern
Welche Angaben eine Rechnung zwingend enthalten muss, wann eine Kleinbetragsrechnung genügt und wie der Zeitplan der E-Rechnungspflicht aussieht.
Der Vorsteuerabzug hängt an der Rechnung. Fehlt eine Pflichtangabe, kann das Finanzamt den Abzug versagen – und zwar beim Empfänger, nicht beim Aussteller. Wer Eingangsrechnungen nicht prüft, trägt das Risiko für die Fehler seiner Lieferanten.
Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
- Ausstellungsdatum
- Eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung bzw. Art und Umfang der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung – auch wenn er dem Rechnungsdatum entspricht
- Das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt und jede im Voraus vereinbarte Minderung
- Der Steuersatz und der Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
- Gegebenenfalls der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers
- Bei Bauleistungen an Privatpersonen: Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht
Kleinbetragsrechnungen
Bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro brutto genügt eine vereinfachte Rechnung. Sie braucht nur Name und Anschrift des Ausstellers, das Ausstellungsdatum, Menge und Bezeichnung der Leistung, das Entgelt samt Steuer in einer Summe und den Steuersatz. Rechnungsnummer und Angaben zum Empfänger können entfallen.
Die Erleichterung gilt nicht bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und nicht im Reverse-Charge-Verfahren.
Häufige Fehler beim Vorsteuerabzug
- Leistungszeitpunkt fehlt. Der mit Abstand häufigste Beanstandungsgrund. Ein Hinweis wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" genügt.
- Leistungsbeschreibung zu allgemein. „Beratungsleistung" oder „Diverses" reicht nicht. Die Leistung muss so beschrieben sein, dass sie eindeutig identifizierbar ist.
- Anschrift unvollständig oder abweichend vom tatsächlichen Rechnungsempfänger – ein Problem besonders bei Rechnungen auf den Namen des Gesellschafters statt der Gesellschaft.
- Anzahlungs- und Schlussrechnung nicht verknüpft. In der Schlussrechnung müssen bereits vereinnahmte Anzahlungen samt darauf entfallender Steuer abgesetzt werden.
- Vorsteuer ohne unternehmerischen Bezug oder für Umsätze, die steuerfreie Ausgangsleistungen betreffen.
Eine fehlerhafte Rechnung lässt sich berichtigen. Nach der Rechtsprechung wirkt eine Berichtigung unter bestimmten Voraussetzungen auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Ausstellung zurück – darauf verlassen sollte man sich nicht. Prüfen Sie lieber beim Eingang.
Die E-Rechnungspflicht
Eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der Norm EN 16931 – etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF ist keine E-Rechnung. Der Zeitplan für inländische Umsätze zwischen Unternehmen:
Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise, Umsätze an Privatpersonen und der Versand durch Kleinunternehmer.
Technisch genügt für den Empfang ein E-Mail-Postfach. Geregelt sein müssen aber Prüfung, Darstellung und vor allem die revisionssichere Aufbewahrung des strukturierten Datensatzes – nicht nur eines Ausdrucks oder einer Bildansicht. Wer 2026 über 800.000 Euro Umsatz kommt, sollte den Versand jetzt aufsetzen und nicht erst im Dezember.
Häufige Fragen
Darf ich Rechnungen weiterhin per E-Mail als PDF verschicken?
Im Jahr 2026 ja, mit Zustimmung des Empfängers. Ab 2027 hängt es von Ihrem Umsatz 2026 ab, ab 2028 ist es im inländischen B2B-Bereich nicht mehr zulässig.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen unterliegen einer achtjährigen Aufbewahrungsfrist. Sie beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Was passiert, wenn ich Umsatzsteuer zu Unrecht ausweise?
Sie schulden den ausgewiesenen Betrag nach § 14c UStG, auch wenn er gar nicht angefallen wäre. Der Empfänger darf ihn im Gegenzug nicht als Vorsteuer abziehen. Die Rechnung ist zu berichtigen.
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Genannte Beträge und Grenzen entsprechen dem Rechtsstand 2026; maßgeblich für Ihren Fall sind die im jeweiligen Veranlagungszeitraum geltenden Vorschriften. Rechts- und Gesetzesänderungen berücksichtigen wir bei der Bearbeitung Ihres Mandats.