Bewirtungskosten richtig abrechnen 2026

Lesezeit etwa 3 Minuten Rechtsstand 2026 Von der KSW Legal GmbH Rechtsanwaltsgesellschaft

Bewirtungskosten sind einer der Posten, bei denen in der Betriebsprüfung am häufigsten gekürzt wird. Nicht weil der Aufwand nicht angefallen wäre, sondern weil auf dem Beleg eine Angabe fehlt. Der Abzug hängt an Formalien – und die lassen sich nachträglich nicht mehr herstellen.

Die 70-Prozent-Regel

Aufwendungen für die Bewirtung von Geschäftspartnern aus geschäftlichem Anlass sind nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG nur zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abziehbar. Die übrigen 30 Prozent trägt der Betrieb aus versteuertem Gewinn. Voraussetzung ist außerdem, dass die Aufwendungen nach allgemeiner Verkehrsauffassung angemessen sind.

Zur Bewirtung zählen Speisen, Getränke und die üblichen Nebenkosten – auch Trinkgeld, sofern es auf dem Beleg quittiert ist. Nicht dazu zählen Aufmerksamkeiten von geringem Wert wie Kaffee und Gebäck bei einer Besprechung; die sind voll abziehbar.

Was auf den Beleg gehört

Bei einer Bewirtung in einer Gaststätte genügt die maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung des Betriebs – zusätzlich sind aber schriftlich festzuhalten:

Ort und Tag der Bewirtung
Namen aller Teilnehmer, einschließlich des bewirtenden Unternehmers selbst
der konkrete Anlass – „Geschäftsessen" oder „Kundenpflege" genügt nicht; es braucht einen nachvollziehbaren Bezug wie „Vertragsverhandlung Projekt Musterstraße"
die Höhe der Aufwendungen und die Unterschrift des Bewirtenden

Ab einem Rechnungsbetrag von mehr als 250 Euro brutto muss die Rechnung zusätzlich den Namen des bewirtenden Unternehmens als Leistungsempfänger enthalten. Bis 250 Euro reicht eine Kleinbetragsrechnung. Lassen Sie den Namen im Zweifel gleich vor Ort ergänzen – nachträglich ist es mühsam.

Der häufigste Fehler

Ein Kassenbon ohne Teilnehmernamen und ohne konkreten Anlass. Der Aufwand ist dann in voller Höhe nicht abziehbar – nicht nur zu 30 Prozent, sondern ganz. Notieren Sie die Angaben am besten direkt am Tisch auf der Rückseite des Belegs.

Bewirtung eigener Mitarbeiter

Werden ausschließlich eigene Arbeitnehmer bewirtet, liegt keine geschäftliche Bewirtung vor. Die Kosten sind dann zu 100 Prozent abziehbar. Zu unterscheiden ist aber, ob beim Mitarbeiter ein steuerpflichtiger Sachbezug entsteht:

Arbeitsessen aus betrieblichem Anlass, etwa bei einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung: bis zu einem Wert von 60 Euro je Person kein Arbeitslohn.
Betriebsveranstaltungen wie Weihnachtsfeier oder Sommerfest: Freibetrag von 110 Euro je Arbeitnehmer und Veranstaltung, für höchstens zwei Veranstaltungen im Jahr.
Nehmen an einem Essen Geschäftspartner und eigene Mitarbeiter teil, gilt für den gesamten Betrag die 70-Prozent-Regel.

Vorsteuer und Umsatzsteuer

Anders als beim Betriebsausgabenabzug ist die Vorsteuer in voller Höhe abziehbar – also aus 100 Prozent des Rechnungsbetrags, nicht nur aus 70 Prozent. Voraussetzung ist eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 UStG und die Angemessenheit der Aufwendungen.

Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen in der Gastronomie wieder der ermäßigte Steuersatz von sieben Prozent; Getränke bleiben bei 19 Prozent. Achten Sie darauf, dass Ihre Belege beide Sätze getrennt ausweisen – sonst stimmt die Vorsteuer nicht.

Häufige Fragen

Zählt Trinkgeld mit?

Ja, wenn es auf der Rechnung oder auf einem gesonderten Beleg quittiert ist. Ein handschriftlich ergänzter Betrag ohne Bestätigung des Empfängers wird regelmäßig nicht anerkannt.

Muss ich den Anlass wirklich so genau angeben?

Ja. Die Rechtsprechung verlangt einen konkreten, nachprüfbaren Anlass. Allgemeine Floskeln führen dazu, dass der gesamte Abzug versagt wird.

Was gilt bei Bewirtung in den eigenen Geschäftsräumen?

Auch dann liegt eine Bewirtung vor, wenn Geschäftspartner mit Speisen bewirtet werden. Statt einer Gaststättenrechnung genügt ein Eigenbeleg mit denselben Pflichtangaben, zusammen mit den Einkaufsbelegen.

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Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Genannte Beträge und Grenzen entsprechen dem Rechtsstand 2026; maßgeblich für Ihren Fall sind die im jeweiligen Veranlagungszeitraum geltenden Vorschriften. Rechts- und Gesetzesänderungen berücksichtigen wir bei der Bearbeitung Ihres Mandats.