Die Betriebsprüfung kommt: was jetzt wichtig ist
Die Prüfungsanordnung liegt im Briefkasten. Der Reflex ist Unbehagen — dabei entscheidet sich das Ergebnis meist in den Wochen davor, nicht im Prüfungszeitraum. Was Sie vorbereiten sollten, welche Rechte Sie haben und wo Prüfer zuerst hinsehen.
Eine Betriebsprüfung ist kein Verdachtsmoment. Größere Betriebe werden turnusmäßig geprüft, kleinere zufällig oder anlassbezogen — etwa nach auffälligen Kennzahlen, einer Kontrollmitteilung aus einer anderen Prüfung oder schlicht, weil der letzte Prüfungszeitraum lange zurückliegt.
Das Ergebnis entscheidet sich allerdings selten während der Prüfung. Es entscheidet sich vorher: in der Qualität der Buchhaltung, in der Vollständigkeit der Unterlagen und darin, ob heikle Punkte vorbereitet oder überrascht angetroffen werden.
Ablauf in fünf Schritten
1. Prüfungsanordnung. Sie kommt schriftlich und nennt Steuerarten, Prüfungszeitraum, Prüfer und einen Termin. Üblich sind drei zusammenhängende Jahre. Zwischen Anordnung und Beginn liegen bei Kleinbetrieben in der Regel zwei Wochen, sonst vier.
2. Terminabstimmung. Der genannte Termin ist ein Vorschlag. Eine Verlegung aus sachlichem Grund — Urlaub, Krankheit, Umstellungsarbeiten — wird fast immer akzeptiert, wenn sie zeitnah und begründet beantragt wird. Nutzen Sie das, wenn Sie Vorbereitungszeit brauchen.
3. Datenzugriff. Der Prüfer hat Anspruch auf die steuerlich relevanten Daten in maschinell auswertbarer Form. In der Praxis wird ein Datenträger mit dem GDPdU- beziehungsweise GoBD-Export übergeben. Ihr Steuerberater erstellt ihn aus der Buchführung.
4. Prüfung und Zwischenfragen. Der Prüfer arbeitet Themenblöcke ab und stellt Fragen. Diese Phase ist die entscheidende: Wie Fragen beantwortet werden, prägt den weiteren Verlauf mehr als jede Zahl.
5. Schlussbesprechung. Vor dem Bericht werden strittige Punkte besprochen. Hier ist Verhandlungsspielraum — danach kaum noch. Nehmen Sie diesen Termin wahr, und nehmen Sie Ihren Berater mit.
„Das schaue ich nach und melde mich morgen." Sie müssen keine Frage sofort beantworten. Eine falsche Auskunft aus dem Gedächtnis richtet mehr Schaden an als eine Antwort, die einen Tag später kommt — und sie lässt sich nur schwer wieder einfangen.
Was Prüfer zuerst ansehen
Die Reihenfolge ist überraschend berechenbar:
- Formelle Ordnungsmäßigkeit. Ist die Buchführung zeitnah, vollständig, unveränderbar? Existiert eine Verfahrensdokumentation nach den GoBD? Fehlt sie, ist das der Einstieg für alles Weitere.
- Kasse. Bei bargeldintensiven Betrieben immer. Ohne ordnungsgemäße Kassenführung droht die Schätzung — dazu haben wir einen eigenen Beitrag.
- Privatanteile. Firmenwagen, Telefon, Arbeitszimmer, Bewirtung, Reisen. Hier findet sich fast immer etwas.
- Verträge mit nahen Angehörigen und Gesellschaftern. Sind sie schriftlich, fremdüblich und tatsächlich durchgeführt worden?
- Ungeklärte Einlagen. Geld, das ohne erkennbare Herkunft ins Unternehmen fließt, ist der Klassiker für Zuschätzungen.
- Abgrenzungen und Rückstellungen. Periodengerechte Zuordnung, Bewertung, Auflösungen.
Vorbereitung: was in den Wochen davor zu tun ist
| Bereich | Was vorliegen sollte |
|---|---|
| Buchführung | Vollständige Kontennachweise, Summen- und Saldenlisten, Abstimmungen der Bestandskonten |
| Belege | Geordnet und auffindbar; bei digitaler Ablage ein funktionierendes Suchsystem |
| Verfahrensdokumentation | Beschreibung der Abläufe von Belegeingang bis Archivierung |
| Verträge | Miet-, Darlehens- und Arbeitsverträge mit Angehörigen und Gesellschaftern |
| Kasse | Kassenbuch, TSE-Nachweis, Meldung nach § 146a AO, Tagesabschlüsse |
| Fahrzeuge | Fahrtenbücher oder Nachweise zur Ein-Prozent-Regelung |
| Bewirtung | Belege mit Anlass, Teilnehmern und Unterschrift |
Zwei Dinge, die den Verlauf spürbar entlasten:
Einen ruhigen Arbeitsplatz stellen, möglichst nicht mitten im Betriebsgeschehen. Ein Prüfer, der zwischen Tür und Angel sitzt und Gespräche mitbekommt, wird aufmerksamer, als Ihnen lieb ist.
Eine Ansprechperson benennen. Alle Fragen laufen über sie. Wenn drei Personen unterschiedlich antworten, entstehen Widersprüche, die es sachlich gar nicht gibt.
Ihre Rechte
- Verlegung des Prüfungsbeginns bei sachlichem Grund.
- Hinzuziehung eines Beraters in jeder Phase, auch bei Gesprächen im Betrieb.
- Auskunftsverweigerung in eng begrenzten Fällen — etwa wenn eine Antwort Sie der Gefahr strafrechtlicher Verfolgung aussetzen würde. Dieser Punkt gehört zwingend in die Hand des Beraters.
- Recht auf Schlussbesprechung, sofern nicht ausdrücklich darauf verzichtet wird.
- Rechtsbehelf gegen die geänderten Bescheide. Der Prüfungsbericht selbst ist nicht anfechtbar, die daraus folgenden Bescheide sind es.
Erhärtet sich der Verdacht einer Steuerstraftat, muss der Prüfer die Prüfung insoweit unterbrechen und Sie belehren. Ab diesem Moment gilt: nichts mehr sagen, sofort anwaltlichen Rat einholen. Als Rechtsanwaltsgesellschaft mit Steuerberatung können wir beide Seiten aus einer Hand begleiten — das erspart in genau dieser Situation einen Beraterwechsel unter Zeitdruck.
Nach der Prüfung
Der Bericht führt zu geänderten Steuerbescheiden. Rechnen Sie zusätzlich mit Nachzahlungszinsen von 0,15 Prozent je Monat, also 1,8 Prozent im Jahr, beginnend 15 Monate nach Ablauf des jeweiligen Steuerjahres. Bei einem Prüfungszeitraum von drei Jahren läuft für das erste Jahr also schon eine erhebliche Zinsspanne.
Wenn Sie mit dem Ergebnis nicht einverstanden sind: Einspruch innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe des Bescheids. Prüfen Sie parallel, ob Aussetzung der Vollziehung sinnvoll ist — sie verhindert, dass Sie zahlen müssen, während der Einspruch läuft.
Häufige Fragen
Wie lange dauert eine Betriebsprüfung?
Bei kleinen Betrieben oft wenige Tage vor Ort, verteilt über einige Wochen. Bei mittleren Betrieben mehrere Wochen. Entscheidend ist weniger die Größe als die Qualität der Unterlagen.
Kann ich die Prüfung verhindern?
Nein. Sie können den Termin verschieben und den Ablauf mitgestalten, die Prüfung selbst nicht abwenden.
Was passiert bei einer Nachzahlung, die ich nicht sofort zahlen kann?
Stundung oder Ratenzahlung sind möglich, müssen aber beantragt und begründet werden. Wichtig ist, das vor Fälligkeit zu klären — danach laufen Säumniszuschläge von einem Prozent je Monat.
Sollte ich vor der Prüfung noch etwas berichtigen?
Wenn Ihnen ein Fehler bekannt ist: unbedingt und vor Beginn der Prüfung. Eine Berichtigung nach § 153 AO oder gegebenenfalls eine Selbstanzeige ist nach Prüfungsbeginn nicht mehr in gleicher Weise möglich. Das ist ein Punkt, den Sie nicht ohne Beratung angehen sollten.
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Genannte Beträge und Grenzen entsprechen dem Rechtsstand 2026; maßgeblich für Ihren Fall sind die im jeweiligen Veranlagungszeitraum geltenden Vorschriften. Rechts- und Gesetzesänderungen berücksichtigen wir bei der Bearbeitung Ihres Mandats.