Aufbewahrungsfristen: was Sie 2026 wegwerfen dürfen — und was besser nicht
Seit Anfang 2025 dürfen Buchungsbelege nach acht statt nach zehn Jahren vernichtet werden. Das klingt nach Platz im Keller — es gibt aber gute Gründe, die kürzere Frist nicht auszureizen.
Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz hat der Gesetzgeber eine Erleichterung geschaffen, die auf den ersten Blick eindeutig ist: Buchungsbelege müssen seit dem 1. Januar 2025 nur noch acht statt zehn Jahre aufbewahrt werden — sowohl handelsrechtlich nach § 257 HGB als auch steuerlich nach § 147 AO und für Rechnungen nach § 14b UStG.
Wer ganze Räume mit Ordnern aus Altjahren stehen hat, könnte also aufräumen. Sollte es aber mit Bedacht tun.
Was verkürzt wurde — und was nicht
| Unterlage | Frist |
|---|---|
| Buchungsbelege: Ein- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Kassenbelege, Quittungen | acht Jahre |
| Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Inventare, Lageberichte | zehn Jahre |
| Bücher und Aufzeichnungen, Organisationsunterlagen zur Buchführung | zehn Jahre |
| Empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe | sechs Jahre |
| Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen | sechs Jahre |
| Lohnunterlagen für die Sozialversicherung | eigene Fristen, in der Regel bis zur nächsten Prüfung |
Die Verkürzung gilt also nur für Buchungsbelege. Alles andere bleibt, wie es war. Und genau darin liegt die erste Schwierigkeit: Viele Unterlagen sind zugleich Buchungsbeleg und etwas anderes. Ein Vertrag, der einer Buchung zugrunde liegt, ist Beleg — als Geschäftsbrief unterliegt er aber einer eigenen Frist, und für die Vertragslaufzeit gelten ohnehin zivilrechtliche Erwägungen.
Wann die Frist zu laufen beginnt
Maßgeblich ist das Ende des Kalenderjahres, in dem der Vorgang abgeschlossen wurde. Ein Beleg aus dem Jahr 2018 wird also nicht 2026 vernichtungsreif, sondern erst mit Ablauf des Jahres 2026 — die Frist beginnt am 31. Dezember 2018 zu laufen.
Für einen Jahresabschluss zählt nicht das Geschäftsjahr, sondern das Jahr der Aufstellung. Ein Abschluss für 2018, der 2019 aufgestellt wurde, ist bis Ende 2029 aufzubewahren.
Warum wir zur Zurückhaltung raten
Die Verkürzung ist eine echte Erleichterung — aber sie passt nicht zu allen anderen Fristen im Steuerrecht. Drei Punkte, die dagegen sprechen, die acht Jahre auszureizen:
Die Festsetzungsverjährung läuft weiter. Bei leichtfertiger Steuerverkürzung beträgt sie fünf, bei Steuerhinterziehung zehn Jahre. Wer im neunten Jahr mit einem Vorwurf konfrontiert wird und die Belege nicht mehr hat, kann ihn schlecht entkräften — und trägt die Nachteile der Unaufklärbarkeit.
Eine laufende Prüfung hemmt den Ablauf. Solange eine Außenprüfung, ein Einspruchsverfahren oder ein Rechtsstreit anhängig ist, dürfen betroffene Unterlagen nicht vernichtet werden, auch wenn die Frist abgelaufen wäre.
Zivilrechtliche Fristen sind länger. Gewährleistung, Produkthaftung, Ansprüche aus Dauerschuldverhältnissen — dafür brauchen Sie Unterlagen unabhängig vom Steuerrecht. Die regelmäßige Verjährung beträgt drei Jahre, bei Bauwerken fünf, in Sonderfällen bis zu dreißig.
Digitale Unterlagen: gar nicht löschen. Speicherplatz kostet praktisch nichts, das Risiko ist asymmetrisch. Löschen Sie nur, wo die Datenschutz-Grundverordnung es verlangt — bei personenbezogenen Daten ohne fortbestehenden Zweck.
Papier: nach zehn Jahren aussortieren, nicht nach acht. Die zwei Jahre Platzersparnis wiegen den Nachweisverlust selten auf.
Ausnahme: Wenn Sie tatsächlich unter Platzmangel leiden und die betroffenen Jahre geprüft und bestandskräftig sind, ist die Nutzung der acht Jahre vertretbar. Prüfen Sie das jahrgangsweise, nicht pauschal.
Der praktische Vorteil, den kaum jemand nutzt
Bilanzierende Unternehmen bilden für die Aufbewahrungspflicht eine Rückstellung — für die Kosten von Lagerung, Archivierung und Datensicherung über die verbleibende Frist. Verkürzt sich die Frist, sinkt die Rückstellung.
Das ist buchhalterisch eine Kleinigkeit, wirkt aber unmittelbar auf den Gewinn. Sprechen Sie uns darauf an, wenn Sie eine solche Rückstellung ausweisen — sie ist nach der Gesetzesänderung neu zu berechnen.
Digitale Aufbewahrung: worauf es ankommt
Wer digital archiviert, muss die GoBD einhalten. Die zentralen Anforderungen:
- Unveränderbarkeit. Belege dürfen nach der Ablage nicht mehr verändert werden können, ohne dass es nachvollziehbar bleibt. Ein Ordner auf dem Server erfüllt das nicht.
- Maschinelle Auswertbarkeit. Ein eingescanntes PDF ohne Textebene genügt nicht, wenn das Original digital vorlag.
- Originalformat. Eine E-Rechnung ist im strukturierten Format aufzubewahren, nicht als Ausdruck oder Bildansicht. Dazu haben wir einen eigenen Beitrag.
- Verfahrensdokumentation. Beschreibung, wie Belege eingehen, erfasst, geprüft und archiviert werden. Fehlt sie, ist die gesamte Buchführung angreifbar.
Papierbelege dürfen nach dem Einscannen vernichtet werden, wenn das Verfahren dokumentiert ist und die Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt. Zwei Ausnahmen: Unterlagen, die im Original vorzulegen sind — etwa Zollbelege oder notarielle Urkunden.
Häufige Fragen
Welche Belege darf ich Anfang 2026 vernichten?
Nach der Achtjahresfrist Buchungsbelege bis einschließlich 2017, nach der Zehnjahresfrist Abschlüsse und Bücher bis einschließlich 2015 — jeweils nur, wenn keine Prüfung, kein Rechtsbehelf und kein Verfahren offen ist.
Gilt die Verkürzung auch für Banken und Versicherungen?
Nein. Für Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute wurde die Frist wieder auf zehn Jahre angehoben.
Was ist mit Lohnunterlagen?
Sie folgen eigenen Regeln. Sozialversicherungsrechtlich sind sie bis zur nächsten Betriebsprüfung aufzubewahren, mindestens jedoch bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres. Bei Altersvorsorgezusagen deutlich länger.
Muss ich E-Mails aufbewahren?
Wenn sie Handels- oder Geschäftsbriefe sind oder einer Buchung zugrunde liegen: ja, mit der jeweiligen Frist. Entscheidend ist der Inhalt, nicht das Medium. Eine Auftragsbestätigung per E-Mail ist aufbewahrungspflichtig, eine Terminabsprache nicht.
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung. Genannte Beträge und Grenzen entsprechen dem Rechtsstand 2026; maßgeblich für Ihren Fall sind die im jeweiligen Veranlagungszeitraum geltenden Vorschriften. Rechts- und Gesetzesänderungen berücksichtigen wir bei der Bearbeitung Ihres Mandats.